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Helen Keller International Cameroun recrute un(e) Réceptionniste




Supérieur hiérarchique : Human Resources & Administrative Coordinator

Type de contrat : Contrat à durée déterminée

Durée du contrat :  1 an renouvelable

Lieu d’exécution du contrat : Yaoundé

Responsabilités :

Le/la Réceptionniste va assurer un appui efficace à l’accueil des visiteurs, la gestion des courriers et des documents relatifs à la mise en œuvre des programmes. Il/elle va coordonner le flux de communication en interne et avec l’extérieur et fournir un soutien administratif aux personnels et servira d’interface administrative entre le Directeur pays et les autres départements.

Domaines clés des responsabilités :

Accueil / Réception

  • Accueillir et bien orienter les visiteurs ;
  • Assurer l’accueil et le suivi du bon déroulement du séjour des visiteurs du bureau.

Secrétariat / Communication 

  • Fournir des informations de base et précises en personne et par téléphone / email
  • S’assurer que l’espace réservé à la réception est rangée ;
  • Réceptionner, trier, enregistrer, estampiller les documents reçus, et les transmettre au Directeur ;
  • Assurer la transmission des documents aux personnels suivant les instructions de la hiérarchie
  • S’assurer que les documents sont classés et archiver conformément aux procédures ;
  • Rédiger ou contribuer à la rédaction des différentes correspondances ;
  • Assurer la distribution des courriers départs en collaboration avec la hiérarchie ;
  • Gérer les appels téléphoniques (répondre, les acheminer et prendre correctement les messages) du bureau ; 
  • Mettre à jour la liste téléphonique à jour ;
  • Expédier les courriers postaux ou par messagerie.

Organisation des réunions

  • Apporter un appui à l’organisation des différentes réunions ;
  • Assister les Programmes à la gestion et la planification des rendez-vous et réunions ;
  • Assurer la gestion de l’occupation de la salle de réunions ;
  • Faire le suivi des réservations pour les réunions et les voyages ;
  • Organiser les rendez-vous du Directeur pays ;
  • Etablir et mettre en forme les ordres de missions des staffs ;
  • Gérer les réservations d’hôtels pour les staffs lors des missions ;
  • Cordonner les déplacements des staffs à l’intérieur de la ville en collaboration avec le Responsable de la logistique ;
  • S'acquitter de toute autre tâche pouvant être assignée de temps à autre.

Exigences du poste de Réceptionniste

  • Diplôme universitaire ou certificat universitaire de deux ans (ex. BTS- DEUG) en administration des affaires, logistique, droit, gestion, secrétariat et bureautique ;
  • Avoir au moins 2 ans d'expérience en tant que Réceptionniste, rôle similaire jugé pertinente ;
  • Solides compétences en communication écrite et verbale
  • Expérience pratique avec du matériel de bureau tel que photocopieurs, scanner, ordinateur, imprimantes etc.)
  • Excellentes compétences organisationnelles
  • Compétences multitâches et de gestion du temps, avec la possibilité de hiérarchiser les tâches
  • Avoir une bonne maîtrise du français. La maitrise de l’anglais serait un atout ;
  • Compétences en informatique (Maîtrise de Microsoft Office)

Compétences et qualifications des réceptionnistes

Compétences téléphoniques, Communication verbale, Compétences en Microsoft Office, Écoute, Professionnalisme, Orientation client, Organisation, Informer les autres, Manipulation de la pression.

Constitution du dossier de candidature :

  • Une lettre de motivation adressée au Directeur National ;
  • Un curriculum vitae ;
  • Personnes ou structures de références à contacter.

Le dossier complet doit être transmis à l’adresse électronique suivante cm.recrutement@hki.org au plus tard le 10 Juin 2020 à minuit, délai de rigueur

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