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DANISH REFUGEE COUNCIL recrute un Chef d'équipe finances et RH/administration

 


Catégorie d'emploi : M.G.1
Sous la responsabilité de : Responsable de zone
Responsable hiérarchique technique : Responsable des Services Support (HoSS)
Rapports directs : Responsable administratif et financier, assistant finances, assistant RH, équipe logistique, équipe projet.     Unité/département : Support
Lieu : Meiganga
Niveau d'autorisation : TBC

    
Objectif général du rôle : (1-2 phrases)
Le chef d'équipe Finances et RH/Administration est chargé de la gestion de la comptabilité, de la finance et des RH/Administration pour le bureau de zone de l’Adamaoua et de l’EST du Cameroun. Il/elle s'assure que l’ensemble des dépenses sont conformes aux règlements de DRC, aux exigences des bailleurs de fonds, ainsi qu'au cadre juridique national.
Il/elle s'assure que toutes les transactions sont correctement enregistrées dans le système comptable (Dynamics) et respecte strictement les délais fixés pour la clôture comptable (hebdomadaire, mensuelle et annuelle).
Il/elle est chargé(e) de renforcer les capacités de l'équipe comptable/finance mais des autres membres de l’équipe DRC basé Meiganga (équipe logistique, les équipes projet, etc.).
RESPONSABILITÉS

1 - Garantir que les procédures DRC sont conformes aux règlements de DRC, aux directives des bailleurs de fonds et au cadre juridique national au niveau de la base de Meiganga (et des sous-bases)  
•    Former les nouveaux salariés aux règles comptables et financières de l’organisation, mettre en place une formation de remise à niveau au moins une fois par an et sur chaque base et sous-base ;
•    Appliquer les nouvelles règles comptables et financières partagées par le HoSS (responsable des services support) ;
•    Être garant de la conformité de la documentation comptable et financière aux règlements de DRC et aux directives des bailleurs de fonds ;

2 - Gestion de la comptabilité et de la trésorerie
•    Superviser l'enregistrement de toutes les transactions comptables dans l’ERP DYNAMICS ;
•    Être garant de la qualité de la clôture comptable (banques, caisses et ODs) et du respect des échéances pour le bureau de Meiganga et des sous-bases ;
•    Superviser les rapprochements hebdomadaires et mensuels des caisses et des comptes bancaires (procéder à des contrôles aléatoires réguliers) ;
•    Garantir une stricte séparation des taches entre les membres de l’équipe finance (par exemple, un bordereau de transfert de la gestion des caisses devra être systématiquement établi lors du changement de la personne en charge : départ en congé, congé maladie, absence, etc.) ;
•    Être garant de la qualité de l’archivage des pièces comptables et financières ;
•    Préparer la demande de trésorerie bi-hebdomadaire à soumettre au bureau de Yaoundé (HoSS) ;
•    S'assurer que le bureau de la zone Adamaoua / Est dispose de la trésorerie nécessaire pour garantir la mise en œuvre des activités ;
•    S'assurer que la politique de gestion de la trésorerie et des banques est correctement appliquée, et que la délégation des signataires (comptes bancaires DRC) est systématiquement actualisée ;
•    Organiser régulièrement des réunions avec le chef d’équipe Supply Chain pour avoir une information précise des paiements à venir et s'assurer que les fournisseurs de DRC sont payés dans un délai raisonnable.

3 – Gestion du département des ressources humaines
•    Superviser le processus de recrutement du bureau de la zone Adamaoua / Est ;
•    Superviser la préparation de la paie mensuelle et s'assurer que les procédures RH de DRC sont appliquées (signaler toute anomalie au responsable de zone et au HoSS) ;
•    Superviser en lien avec l’employé initiateur du recrutement que tous les nouveaux employés aient un planning de formation pour faciliter leur prise de poste ;
•    Mettre en place et suivre avec les manageurs de la zone Adamaoua / Est un planning de suivi des congés ;
•    Participer aux réunions avec la CNPS et le Centre des Impôts de Ngaoundéré en collaboration avec le HoSS et le département RH du bureau de Yaoundé ;
•    Superviser les visites et/ou audits du CNPS et du Centre des Impôts ;
•    Sur demande du responsable de zone, rencontrer le Délégué Départementale du Travail dans le cadre de procédures disciplinaires ;

4 – Gestion administrative
•    Gérer les contrats de location de la zone Adamaoua / Est ;
•    Superviser la venue de visiteurs (bureau régional, bureau de coordination) avec le personnel administratif à Yaoundé.

5 - Gestion financière
•    Participer à l'élaboration du budget annuel pour les bureaux de la zone Adamaoua / Est ;
•    Former les responsables budgétaires (formation initiale + remise à niveau) sur leur rôle et leur responsabilité en matière de gestion financière (validation des DA, validation des demandes de paiement, suivi et remplissage du BFU, élaboration du budget pour les appels à proposition, préparation des avenants budgétaires, etc.) ;
•    Organiser une réunion mensuelle de suivi budgétaire (BFU) en présence du responsable de zone, des équipes opérationnelles (PM/chef d’équipe) et du chef d’équipe logistique pour revoir les allocations financières des dépenses précédentes et pour ajuster les dépenses prévisionnelles ;
•    Participer à l'élaboration du budget pour la proposition des nouveaux donateurs ;
•    Participer à la préparation des rapports financiers dans le respect des exigences des bailleurs de fonds (rapports financiers intermédiaires et finaux) ;
•    S'assurer que la documentation et les explications demandées par les auditeurs sont fournies de manière appropriée et en temps voulu pour toutes les dépenses liées de la zone Adamaoua / Est ;
•    Communiquer au responsable de zone et au HoSS toute information financière qui pourrait avoir un impact sur le programme.

6 – Gestion des partenaires
•    Participer au « vetting » des partenaires potentiels (évaluation des capacités comptables et financières) ;
•    S'assurer que les partenaires DRC sont formés (formation initiale et recyclage) afin de mettre en œuvre efficacement les directives de DRC et les exigences des bailleurs de fonds ;
•    Vérifier les rapports financiers des partenaires et s'assurer que toutes les pièces justificatives sont conformes aux règlements de DRC et aux exigences des bailleurs de fonds ;
•    Procéder à un contrôle aléatoire des dépenses des partenaires (contrôle interne).

7 - Assurer une gestion équitable et efficace des membres de l'équipe.
•    Superviser et orienter (formation et encadrement) les membres de l'équipe finance, RH et administration ;
•    Gérer le suivi du contrat des membres de l'équipe finance, RH et administration (congés, récupération, évaluation, plan d'action individuel, objectifs, etc.), le cas échéant, en co-validant les procédures disciplinaires avec le responsable de zone ;
•    Superviser le développement de carrière des membres de l'équipe finance, RH et administration : définir les besoins de formation et fournir des conseils sur le développement professionnel.

Il est attendu du chef d'équipe Finances, RH/Administration qu'il s'acquitte de toute autre tâche exigée par le responsable de zone et le HoSS et correspondant à son poste.
Expérience et compétences techniques : (inclure les années d'expérience)
•    Au moins quatre ans d'expérience dans un département financier (de préférence dans une ONG internationale) dont 1 an dans un poste de management
•    Bonne communication et excellentes compétences interpersonnelles
•    Une attitude orientée vers la résolution de problèmes et la recherche de solutions
•    Capacité à travailler sous une supervision minimale et à atteindre les objectifs fixés dans les délais impartis
•    Capacité à travailler sous pression et à des heures de travail irrégulières.
Éducation : (inclure les certificats, les licences, etc.)
•    Licence en gestion d’entreprise
•    Excellente maitrise d’Excel
•    Maitrise de Word et Outlook
•    Expérience souhaitée d’un ERP    
Compétences de base    Base    Avancé    Expert
La recherche de l'excellence    ☐



Collaboration    ☐



Prendre les devants    ☐



Communiquer    ☐



Faire preuve d'intégrité    ☐



Trouvez la définition des compétences de base de DRC ici

Langues : (indiquer le niveau de maîtrise)
•    Anglais : niveau intermédiaire ou plus   
Principales parties prenantes : (internes et externes)
•    Personnel et partenaires de DRC
•    Auditeurs
•    Prestataires de services   
Dernière mise à jour : (date et nom)
    •Basique : Je maîtrise l'essentiel, mais j'ai parfois besoin de l'aide d'autres personnes.
•Avancé : Je peux travailler de manière indépendante à un niveau professionnel complet.
•Expert : Je suis la personne à contacter lorsque les autres ont besoin d'aide.


DETAILS PRATIQUES

NIVEAU
Le poste de Chef(fe) d’équipe Finances, RH/Administration est classé en M.G.1 dans la grille des emplois du DRC

DUREE DU CONTRAT : 12 mois

DATE LIMITE DE DEPÔT DES CANDIDATURES :  le mardi 03 janvier 2023.

DATE DE DEBUT : dès que possible   

Les dossiers de candidature doivent être transmis uniquement par voie électronique à l'adresse suivante : CMR-RECRUITMENT@drc.ngo avec en objet « Candidature Chef(fe) d’équipe Finances, RH/Administration ». Le dossier est composé d’une lettre de motivation, du scan de la carte nationale d’identité, un CV mentionnant les noms, contacts et adresses mail de trois personnes de référence tous en format PDF. Les dossiers de candidature ne respectant pas les consignes précédemment mentionnées ne seront pas exploités.
Seuls(es) les candidats(es) retenus(es) sur la liste restreinte seront contacté(e)s.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

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